بررسي Microsoft Office 2013

اين مطلب يكي از مقالات بخش ويژه نشريه ماهنامه شبكه در شماره 136 با عنوان آفيس 2013 مي‌باشد. جهت دريافت اين بخش ويژه به بخش پرونده‌هاي ويژه سايت ماهنامه شبكه مراجعه نمائيد.

آفیس مایکروسافت، همیشه یار و یاور ویندوز بوده است. اگرچه بیشتر مورد تحقیر واقع شده و اهمیتش درک نمی‌شود، در‌نهایت همین بسته نرم‌افزاری است که بارها و بارها جان ویندوز را نجات می‌دهد. در حالی که رویدادهای معرفی ویندوز بسیار پر سروصدا بوده و با هیجان شدیدی همراه هستند، آفیس کار دشوار عادت دادن کاربران با نسل‌های مختلف رابط‌های کاربری را بر‌عهده دارد. آفیس قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی را فراهم می‌کند که باعث می‌شود ناز و ادای کاربران کمتر شده و راحت‌تر به سیستم‌عامل ویندوز روی بی‍اورند (حداقل تا زمانی که سرویس پک 2 عرضه شود).این وظیفه بر دوش آفیس 2013، نسخه جدید این مجموعه نرم‌افزاری که به تازگی در همایشی در سان‌فرانسیسکو معرفی شد، بیش از سایر نسخه‌ها سنگینی می‌کند. بالمر، مدیرعامل مایکروسافت، در این همایش گفت: «ما به شدت احساسی همانند سال 1995 داریم.»در نگاه اول،‌ باید گفت که مایکروسافت هنوز «همه چیز» را در این نسخه اولیه برای بررسی‌کنندگان آشکار نکرده است و به همین دلیل، هنوز بسیاری از قابلیت‌ها و ویژگی‌های این نسخه ناگفته باقی مانده‌، اما خطوط کلی و پایه‌های آفیس در این نسخه اوليه هم به‌خوبی آشکار است.

در این ویرایش، برخی برنامه‌ها تنها ظاهری جدید را تجربه می‌کنند اما در عملکردشان تغییر چندانی حاصل نشده است. این وضعیت  به‌زودی با عرضه نسخه اصلی تغییر خواهد کرد. به عنوان مثال، برنامه‌هایی نظیر وان‌نوت و Lync از وضعیتی که در هنگام عرضه رسمی خواهند داشت، بسیار دور هستند. سایر برنامه‌ها قابلیت‌های افزوده فراوانی دارند که در کنار تغییرات جزئی و بهینه‌سازی‌های گام‌به‌گام، دلایل کافی برای ارتقا به این نسخه را فراهم می‌آورند. اما از دید ما اساسی‌ترین تغییرات نه در قابلیت‌های نرم‌افزارها، که در ساختار و بسته‌بندی و ارائه کل مجموعه رخ داده است. مایکروسافت پلتفرم آفیس را به‌شدت با کلاود، سرویس‌های اینترنتی و شبکه‌های اجتماعی ترکیب کرده است.همچنین مایکروسافت به صورتی اساسی، شیوه خرید مصرف‌کنندگان و مشتریان سازمانی را تغییر داده است. کاربران، دیگر آفیس را نه به صورت یک دیسک در یک بسته‌بندی، که به صورت سرویس مبتنی بر حق‌اشتراک و استریم‌شده دریافت خواهند کرد.

این تغییرات بخشی از یک تحول راهبردی بزرگ‌تر در مایکروسافت است. آفیس 2013 چیزی بیش از تازه‌سازی محصول تولید محتوای همه‌گیر مایکروسافت است. مایکروسافت آشکارا به آفیس 2013 به چشم نقطه اتکای راهبردی ویندوز و پلتفرم ابری شرکت می‌نگرد. این راهبرد، انتقال از دید پی‌سی محور به دیدی اکوسیستمی متشکل از انواع دستگاه‌ها، انتقال از نسخه‌های قدیمی ویندوز به ویندوز 8 و انتقال از فروش نرم‌افزار به اشتراک‌های کلاود‌محور را شامل می‌شود.حتی اگر ویندوز 8 خیمه اصلی این راهبرد باشد، آفیس است که ستون‌های نگه‌دارنده این خیمه را می‌سازد:
برای افزایش اقبال عمومی به موبایل‌ها و تبلت‌های مایکروسافتی، برنامه‌های مختلف آفیس در تمام دستگاه‌های مبتنی بر ویندوز 8 نسخه RT وجود خواهند داشت و نسخه‌هایی از برنامه‌های اصلی این مجموعه برای ویندوز‌فون هم در دسترس خواهد بود.  برای کمک به انطباق ویندوز 8 روی پی‌سی‌ها، مایکروسافت ویژگی‌ها و قابلیت‌های جدیدی را (بیشتر در حوزه رابط‌های کاربری مبتنی بر لمس یا قلم) روی این سیستم‌عامل جدید عرضه می‌کند. همچنین نسخه‌های متروی دو برنامه آفیس برای نمایش قابلیت‌های رابط کاربری مترو عرضه خواهد شد.  در جهت فراهم‌آوردن راهی بهتر برای ساخت سرویس‌های ارزش افزوده مخصوص آفیس توسط شرکای طرف سوم (و همین‌طور کسب درآمد پایدار و مستمر)، مایکروسافت API جدیدی مبتنی بر HTML 5 و جاوا اسکریپت برای یکپارچه‌سازی سرویس آفیس عرضه کرده است که با نام رمز Agave شناخته می‌شود. البته این شرکت، سیستم قدیمی VBA را هم در کنار تمام این موارد حفظ کرده است.  با عرضه آفیس به عنوان سرویسی ماهانه (هم برای کاربران و هم سازمان‌ها) که به پلتفرم آفیس  ۳۶۵ (Office 365) متصل است، مایکروسافت امید دارد که بتواند برتری و سلطه خود را در بازار دسکتاپ، در برابر رقبای کلاود محور دیگر، مانند گوگل، حفظ کند. مایکروسافت به این ترتیب قصد دارد کل سیستم اقتصادی بازرگانی نرم‌افزارهای کاربردی خود را نیز متحول کند.در نتیجه، آفیس 2013 همانند پلی به نظر می‌رسد که دنیای قدیمی دسکتاپ مایکروسافت را به آینده شرکت که ترکیبی از کلاینت‌ها و کلاود است، متصل می‌سازد.برای آزمودن دقیق نسخه اولیه آفیس، ما آن را روی پلتفرم‌های مختلفی نصب کردیم. تبلت‌های ویندوز 8 سامسونگ از طرف مایکروسافت برای آزمایش نسخه تبلت آفیس، در اختیار ما قرار داده شد و خود ما نیز مجموعه کامل آفیس را روی ویندوز 7 و نسخه دسکتاپ ویندوز 8 نصب کردیم. بررسی‌های ما همچنین چندین حساب کاربری از نسخه اولیه آفیس روی سرویس‌های به روز شده آفیس ۳۶۵ را نیز شامل می‌شود. برای آزمایش، آفیس را به یک محیط قدیمی Exchange نیز متصل کردیم. برخی موارد، در این نسخه ابتدایی که ما در اختیار داشتیم هنوز در دسترس نبود، اما مایکروسافت آن‌ها را در یک نمایش اختصاصی به ما نشان داده بود. ما به چنین قابلیت‌هایی، که نتوانستیم آن‌ها را آزمایش کنیم، تنها به اختصار اشاره کرده‌ایم. در این مقاله به کل نرم‌افزار آفیس به عنوان یک مجموعه اداری و همچنین آفیس ۳۶۵ (Office 365)نگاهی گسترده‌تر خواهیم داشت. هدف این است که ببینیم آیا آفیس‌2013 می‌تواند تمام اجزای راهبرد پلتفرم مایکروسافت را به هم متصل کند یا پلی به ناکجاآباد خواهد بود؟پاسخ این پرسش به این بستگی دارد که شما دیدگاه مایکروسافت در مورد جهان ویندوز محور را بپذیرید یا نه. بسیاری از سازمان‌ها با پذیرش پلتفرم ویندوز/آفیس/کلاود مایکروسافت منافع زیادی را نصیب خود خواهند کرد، البته همین تغییرات ممکن است درست مانند تغییرات اساسی رابط کاربری آفیس در نسخه 2007، بسیاری را گیج کند. اما برای دیگرانی که در حدود دو سال پیش به نسخه جدید آن زمان (2010) مهاجرت کرده‌اند، تغییرات آن‌چنان زیاد نیست که آنان را به ارتقا ترغیب کرده یا حتی به انتخاب مایکروسافت در برابر سایر فراهم‌کنندگان خدمات کلاود متمایل کند. (شکل1)

شكل 1: ده عنصر اصلی سازنده آفیس 2013، به همراه لینکی به سرویس آفیس‌۳۶۵. سیلورلایت این وسط زیادی است!

در جست‌وجوی آفیس رویایی
پی.‌جی.‌هاف، نایب رئیس گروه آفیس مایکروسافت در یک نشست خصوصی معرفی پلتفرم آفیس، اعلام کرد که برنامه‌ریزی برای آفیس 2013 همزمان با برنامه‌ریزی تیم ویندوز برای ارائه ویندوز‌8 آغاز شد. او می‌گوید: «وقتی ما برنامه‌ریزی را شروع کردیم، نمونه‌هایی از بازار مصرف را بررسی می‌کردیم تا ببینیم که از نتایج کدام تغییر اساسی باید بهره‌مند شویم.»این برنامه‌ریزی موازی باعث شد که هر دو گروه، روی سه حوزه تمرکز کنند. حوزه نخست چیزی بود که به‌سادگی «مصرفی کردن IT» نامیده می‌شد و ظهور و رواج تبلت‌ها و گوشی‌های هوشمند را نیز شامل می‌شد. هاف می‌گوید: «پیش از این‌که تبلت‌ها و نسل‌های جدید تلفن‌های هوشمند عرضه شوند، ما فرصتی را که در اثر افزایش تعداد و رونق این ابزارها به‌وجود می‌آمد، دیده بودیم.» تیم آفیس تصمیم به انجام هر کاری که می‌گرفت، باید موبایل‌ها و تبلت‌ها را نیز مد نظر قرار می‌داد. آن هم نه تنها تبلت‌های x86، بلکه تبلت‌های ARM و گوشی‌ها هم باید
دیده می‌شدند.در درون مایکروسافت بحث‌های فراوانی بر سر این نکته در گرفت که آیا سیستم‌های لمسی، رابط‌های کاربری مهم بعدی هستند یا سیستم‌های تشخیص صدا. سیستم‌های لمسی در این مناقشه پیروز شدند؛ چه در تیم ویندوز 8 و چه در گروه توسعه آفیس و این انتخاب به‌شدت طراحی رابط کاربری برنامه‌ها در مجموعه آفیس را تحت‌تأثیر قرار داد. این برنامه‌ها باید هم به عنوان برنامه‌های سنتی پی‌سی با صفحه‌کلید و ماوس کار می‌کردند و هم با سیستم لمسی یا قلم روی تبلت‌ها سازگار می‌بودند.هاف می‌گوید که هر دو تیم ویندوز 8 و آفیس، «فرصت‌های فراوانی را در تعامل با مردم و شبکه‌های اجتماعی» مشاهده کردند که «هم در میان مصرف‌کنندگان و هم در قشر پیشرو سازمان‌ها» وجود داشت. چنین توجهی به شبکه‌های اجتماعی، پیش از این نیز خود را در خرید شرکت Yammer توسط مایکروسافت و ارتباط قوی این شرکت با فیس‌بوک نشان داده بود.برخی از یکپارچه‌سازی‌های انجام گرفته با شبکه‌های اجتماعی، پیش‌تر و از طریق تلفیق “Social Connector” با سیستم مدیریت مخاطبان آوت‌لوک، راه خود را به مجموعه آفیس باز کرده بودند. اما آفیس 2013 قابلیت‌های کار گروهی و شبکه‌های اجتماعی را به سطحی بالاتر ارتقا داده و آن‌ها را با رابط کاربری بیشتر برنامه‌های آفیس ادغام کرده است.مایکروسافت همچنین تعدادی قابلیت مشابه شبکه‌های اجتماعی؛ نظیر پی‌گیری کردن افراد (Follow) یا به‌روزرسانی وضعیت کاربر (Status) را به سرویس ابری Office 365 که از نو طراحی شده، افزوده است.
اما شاید بزرگ‌ترین روندی که مایکروسافت قصد داشت آن را به صورتی عمیق‌تر در آفیس پیاده کند، کلاود و سرویس‌های اینترنتی بود. هاف توضیح داد که مایکروسافت از هنگام عرضه نسل قبلی آفیس (از طریق سرویس‌هایی مانند آفیس ۳۶۵ و SkyDrive) سرمایه‌گذاری فراوانی را روی کلاود انجام داده است. اما در نسخه جدید آفیس، کلاود و سرویس‌های اینترنتی (چه متعلق به مایکروسافت و چه سایر شرکایش) در مرکز و خط مقدم تمام مجموعه جای گرفته‌اند. شاید آشکارترین نمونه این اتفاق، تغییر انقلابی مایکروسافت در شیوه عرضه آفیس 2013 باشد که آن را به صورت یک سرویس اشتراکی استریم‌شده از کلاود نیز عرضه می‌کند. (شکل2)

شكل 2:به محض نصب شدن، آفیس رؤیای سلطه بر جهان را به نمایش می‌گذارد!

استریم، حق اشتراک و سینک
مایکروسافت با عرضه آفیس 2013، مدل تجاری سنتی خود را کنار نخواهد گذاشت. آفیس 2013 هنوز هم به صورت مجوزی مادام‌العمر عرضه خواهد شد. حتی نسل بعدی سرورهای آفیس (نظیر SharePoint، Exchange، Project و Lync Server) نیز به همین شکل عرضه خواهند شد. مایکروسافت همچنین آفیس را روی ویندوز RT نیز عرضه خواهد کرد. بخشی از مجموعه نرم‌افزارهای آفیس (شامل ورد، اکسل، پاورپوینت و وان‌نوت) از پیش، روی تمام دستگاه‌های ویندوزی مبتنی بر پردازنده‌های ARM نصب خواهد شد.اما تفاوتی ندارد که هزینه این مجموعه چگونه پرداخت می‌شود، عده کمی آفیس 2013 را روی دیسک‌های براق پلاستیکی، یا همان سی‌دی‌ها، دریافت خواهند کرد. چرا‌که مایکروسافت تمام نسخه‌های مختلف مجموعه آفیس 2013 و حتی تک تک نرم‌افزارهای آن را به صورت استریم از طریق کلاود عرضه می‌کند. این موضوع هم سرویس ابری آفیس ۳۶۵و هم نرم‌افزارهای مستقل آفیس برای کاربران تجاری و مصرف‌کنندگان را شامل می‌شود. این حرکت نشانه‌ای از درک این موضوع است که بسیاری از ابزارهای محاسباتی مانند تبلت‌ها و اولترابوک‌ها بدون درایوهای نوری عرضه خواهند شد. از سوی دیگر این روشی مستقیم برای مبارزه با رقبای فراهم‌کننده خدمات ابری است. هرچند مایکروسافت نسخه استریم‌شده آفیس 2010 را نیز به همراه برنامه اشتراک نسخه Professional Plus 2010 عرضه کرده است و از همان فناوری Click and Run برای توزیع نسخه آزمایشی آفیس 2010 میان مصرف‌کنندگان سود برده است، این نخستین‌باری است که مایکروسافت تمام برنامه‌های موردنیاز کاربران را از طریق کلاود استریم می‌کند.

تعامل مصرف‌کننده نهایی با آفیس 2013 به‌احتمال این‌گونه خواهد بود: با خرید آفیس 2013 یا هر یک از برنامه‌های مستقل آن از یکی از فروشگاه‌های خرده‌فروشی، به جای دریافت جعبه محتوی DVD، خریدار به گفته هاف «کوپن یا کارتی» را دریافت می‌کند که شماره مجوز و یک آدرس اینترنتی روی آن نوشته شده است. خریدار پس از آن یک فایل اجرایی کوچک را از اینترنت دانلود می‌کند و با اجرای آن، آخرین نسخه نرم‌افزار به سیستم او استریم خواهد شد.قابلیت استریم‌شدن، این امکان را هم برای مایکروسافت فراهم می‌کند که آفیس و اجزای آن را به صورت سرویس‌های اشتراکی نیز عرضه و مجموعه آفیس را به سایر سرویس‌های مبتنی بر کلاود متصل کند. این مدل اشتراکی، مزیت‌هایی را برای مصرف‌کنندگان و کاربران تجاری به همراه خواهد داشت. به عنوان نمونه، مایکروسافت به ازای هر مجوز امکان نصب برنامه‌ها را روی حداکثر 5 دستگاه فراهم می‌کند و برنامه‌ها به‌صورت خودکار به‌روز خواهند شد.هاف می‌گوید: «ما فکر می‌کنیم این اصلی‌ترین راهی است که مردم برای نصب آفیس روی چندین سیستم، از جمله ابزارهای قابل حمل، از آن استفاده خواهند کرد.»همچنین مدل مبتنی بر حق اشتراک، امکان همسان‌سازی و اشتراک‌گذاری تنظیمات و مواردی مانند لغت‌نامه‌های شخصی کاربران را میان دستگاه‌های مختلف فراهم می‌کند. به گفته هاف، وقتی کاربر یک نسخه از آفیس را روی دستگاهی جدید استریم کرده و با حساب کاربری آفیس خود در آن لاگین می‌کند، تمام تنظیمات و تغییراتی که روی آفیس اعمال شده‌اند، روی نسخه جدید او نیز اعمال می‌شود.در حال حاضر مایکروسافت اشتراک آفیس 2013 را به عنوان بخشی از چهار نسخه Premium از سرویس ابری آفیس ۳۶۵می‌بیند که یک نسخه مصرف‌کننده (Consumer) را نیز شامل می‌شود. این نسخه‌ها عبارتند از:
Home Premium: برای حداکثر 5 کامپیوتر شخصی که شامل ورد، پاورپوینت، اکسل، آوت‌لوک، اکسس، پابلیشر و وان‌نوت است و 20 گیگابایت فضای اضافی روی SkyDrive را هم به همراه خواهد داشت. هاف می‌گوید که اشتراک‌های این نسخه احتمالا چندین دقیقه مکالمه رایگان اسکایپ را نیز به عنوان جایزه به همراه خواهند داشت.  Small Business Premium: برای حداکثر ده کاربر، که شامل ورد، پاورپوینت، اکسل، آوت‌لوک، وان‌نوت، اکسس، پابلیشر، اینفوپث و لینک (Lync) خواهد بود. علاوه بر این، ایمیل‌های مبتنی بر Exchange و نسخه تجاری SkyDrive را نیز برای اشتراک‌گذاری اسناد به همراه خواهد داشت. هر کاربر امکان نصب برنامه‌های آفیس 2013 را روی حداکثر پنج کامپیوتر خواهد داشت.
ProPlus: درست همانند اشتراک Office Professional Plus کنونی آفیس 2010  است و شامل همان نرم‌افزارهای Small Business Premium خواهد بود. این اشتراک برای 25 کاربر در نظر گرفته شده و هر کاربر امکان نصب آفیس روی پنج کامپیوتر را خواهد داشت. این نسخه از اشتراک می‌تواند به یک اشتراک ایمیل و همکاری آفیس ۳۶۵  افزوده شود یا به تنهایی مورد استفاده قرار بگیرد.
Enterprise: که شامل نسخه کامل سازمانی سرویس‌های Exchange Online ، SharePoint Online و Lync Online خواهد بود.کاربران مک هم نباید احساس ناراحتی کنند؛ چرا‌که مایکروسافت اعلام کرده است Office 2011 برای مک نیز هنگام نهایی شدن این اشتراک‌ها در بین گزینه‌ها موجود خواهد بود.در آزمایش‌هایی که با نسخه ProPlus و یک اتصال اینترنتی 20 مگابیت بر ثانیه تجاری انجام شد، توانستیم آفیس 2013 را در کمتر از دودقیقه به راه بیاندازم و برنامه‌ها را، در حالی که عملیات مربوط به آن‌ها در پس‌زمینه استریم می‌شد، اجرا کنیم. به یقین، این یک نسخه آزمایشی بود و مجبور نبودیم با تعداد زیادی از کاربران، روی سایت مبتنی برآفیس ۳۶۵ که برای پشتیبانی از آزمون راه‌اندازی شده بود، رقابت کنیم.برای شروع نصب، من به یک سرورآفیس ۳۶۵ که توسط مایکروسافت برای این آزمایش راه‌اندازی شده بود، متصل شدیم. این دقیقاً مشابه چیزی است که کاربران ProPlus و Home زمانی که برای نخستین‌بار کلاینت‌هایشان را نصب می‌کنند، با آن روبه‌رو خواهند شد. (شکل 3)

شكل3 :صفحه نصب آفیس 2013 در سایت Office 365

اگر شما یک کپی از برنامه را روی یک سیستم دیگر نصب کرده باشید، صفحه بعدی که مشاهده خواهید کرد، صفحه مدیریت مجوزها است. در این صفحه شما می‌توانید مجوز آفیس 2013 را از روی برخی از کامپیوترهایی که در اختیار دارید، پاک کنید. به این صورت آن‌‌‌ها دیگر جزء  پنج سیستم دارای مجوز شما نخواهند بود. (شکل 4)

شكل4:صفحه مدیریت مجوز آفیس ۳۶۵  این امکان را فراهم می‌کند که ماشین‌هایی را که نمی‌خواهید آفیس داشته باشند، حذف کنید.

برای شروع نصب، شما برنامه نصاب استریم Click-to-Run را دانلود می‌کنید. پس از نمایش یک انیمیشن در ابتدای کار، برنامه نصاب امکان تنظیم برخی گزینه‌های پایه را برای شما فراهم می‌کند که در تمام مجموعه آفیس (حداقل تا آن‌جا که تم‌ها پشتیبانی می‌شوند) اعمال می‌شوند. (شکل 5)

شكل 5:مسئله شخصی می‌شود! اطلاعات مربوط به تم که در هنگام نصب اعمال می‌شوند، همه جا و هر زمان که در یکی از کپی‌های آفیس لاگین می‌کنید، با شما خواهند بود.

برای کاربرانی که از یک پی‌سی به پی‌سی دیگر یا از دستگاهی به دستگاه دیگر می‌روند، این امکان فراهم می‌شود که مجوز آفیس را از کامپیوتری که دیگر استفاده نمی‌کنند به دستگاهی جدید منتقل کنند و برای مدیران سیستم کنترل مجوزهای هر یک از سیستم‌های تحت مدیریت‌شان ساده‌تر می‌شود. استفاده از حساب‌کاربری آفیس برای لاگین‌کردن به برنامه‌های آفیس، امکان انتقال تنظیمات، اتصال به محتوای SkyDrive و چیزهایی شبیه لغت‌نامه‌های شخصی به سیستم‌های جدید را به‌سادگی فراهم می‌کند. به این ترتیب، کاربران از همان چیدمان و تنظیمی که روی کامپیوترهای دیگر داشته‌اند، استفاده خواهند کرد.این موضوع امکان افزودن قابلیت‌های جدید و جالبی را به برنامه‌های آفیس فراهم می‌کند. به عنوان مثال، ورد و پاورپوینت می‌توانند موقعیت کاربر را در یک سند به خاطر بسپارند. به این ترتیب، وقتی فایل برای بار بعدی باز می‌‌شود، کاربر کارش را درست از همان جایی که آن را متوقف کرده، ادامه خواهد داد. در این هنگام فرقی نخواهد داشت که فایل قبلاً روی همین سیستم ویرایش شده است یا خیر.نکته دیگر این‌که لاگین کردن با حساب‌های کاربری آفیس حتی روی کامپیوترهایی که نسخه آفیس شخص دیگری را اجرا می‌کنند، کار خواهد کرد. کاربران می‌توانند بدون نیاز به خارج شدن از نشست جاری ویندوز، بین نسخه‌های محلی و حساب‌های کاربری‌شان در آفیس جابه‌جا شوند و به تنظیمات‌شان (و همین طور فایل‌های SkyDrive و سایر سرویس‌های ابری خود) دسترسی داشته باشند. (شکل 6)

شكل6 :پنجره Popup مدیریت حساب کاربری در ورد، امکان تغییر دادن حساب مورد استفاده را بدون نیاز به خارج شدن از نشست ویندوز فراهم می‌کند.

 بیشترین کاربرد این قابلیت در اداراتی خواهد بود که از سیستم‌هایی برای کارهای خاص (و نه افراد خاص) یا دستگاه‌های اشتراکی استفاده می‌کنند. این قابلیت‌ها همچنین می‌توانند در کتابخانه‌ها و دیگر مکان‌هایی که افراد «زمان» کار با سیستم را اجاره می‌کنند؛ اما نمی‌توانند فایل‌هایشان را به صورت محلی ذخیره کنند، محبوب باشند. امکان وارد شدن به حساب کاربری و دسترسی به تنظیمات شخصی روی یک کامپیوتر اشتراکی و سپس لاگ‌آوت کردن و از بین رفتن تمام تنظیمات و ردپاها، برای کسانی که به قابلیت‌های کامل یک نرم‌افزار آفیس احتیاج دارند و نسخه تحت وب تمام کارایی موردنظرشان را فراهم نمی‌کند، نیز جذاب خواهد بود.

ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری و رويكرد«اجتماعی»
اما به یقین این قابلیت جابه‌جایی بدون دسترسی به فضای ذخیره‌سازی ابری، فراهم نخواهد شد و ذخیره‌سازی ابری یکی از نکات کلیدی طراحی آفیس 2013 است. هرچند آفیس 2010 ممکن است امکان اتصال به SkyDrive یا سرویس‌های SharePoint را داشته باشد، اما در آفیس 2013 این قابلیت‌ها ظاهر نهایی نسخه کاربران عادی و هسته و ریشه نسخه تجاری را تشکیل خواهد داد. به همین دلیل، این فضای ذخیره‌سازی نقشی اساسی در گزینه‌های مختلف اشتراک آفیس بازی می‌کند. وقتی شما با حساب‌کاربری شخصی یا تجاری‌تان در آفیس لاگین می‌کنید، برنامه‌های آفیس به صورت پیش‌فرض، اسناد را روی کلاود ذخیره می‌کنند.برای کاربران عادی، این فضای ذخیره‌سازی ابری، SkyDrive خواهد بود. کاربرانی که اشتراک آفیس را خریداری می‌کنند به صورت خودکار 20 گیگابایت فضای SkyDrive اضافی (در کل 27 گیگابایت) را در اختیار خواهند داشت. برای کاربران تجاری که به آفیس ۳۶۵ متصل می‌شوند، گزینه‌های دیگری نیز وجود دارد. یکی از این گزینه‌ها SkyDrive Pro است. این گزینه که بخشی از سرویس SharePoint روی آفیس ۳۶۵ است، بیشتر شبیه گوگل درایو عمل می‌کند و امکان اشتراک‌گذاری اسناد با افراد خاص و تعیین سطح دسترسی آن‌ها (مشاهده یا ویرایش) را فراهم می‌کند. با این سرویس، همچنین امکان ایجاد پوشه‌هایی برای اسناد کاری فراهم می‌شود؛ که با سایر دستگاه‌های کاربر همسان‌سازی می‌شوند.ایجاد یک کتابخانه با قابلیت همسان‌سازی، از طریق آفیس ۳۶۵ بسیار ساده و سرراست است. یک دکمه Sync درست در گوشه بالا و سمت راست هر یک از صفحات کتابخانه وجود دارد. کلیک‌کردن روی این دکمه، صفحه را به برنامه SkyDrive Pro، که در سینی (Tray) سیستم اجرا می‌شود، متصل می‌کند. این برنامه یک نسخه محلی از اسناد ایجاد می‌کند تا امکان ویرایش اسناد حتی در هنگام قطعی شبکه نیز وجود داشته باشد. (شکل 7و8)

شكل7:دکمه Sync در رابط جدید SkyDrive Pro روی سایت
Office 365 (فلش قرمزرنگ بخشی از برنامه نیست). با کلیک این دکمه در هر فولدر کلاینت SkyDrive Pro به آن پوشه متصل می‌شود.

شكل8:با کلیک روی دکمه Sync، کلاینت SkyDrive Pro ظاهر شده و محل مورد نظر روی سیستم را برای همسان‌سازی محتوای صفحه می‌پرسد.

ذخیره‌سازی ابری همچنین، به همکاری روی اسناد نیز کمک خواهد کرد و برخی از قابلیت‌های برنامه‌های آفیس دقیقاً به همین منظور ایجاد شده‌اند. شما می‌توانید اسناد را به طور مستقیم از داخل برنامه‌های آفیس روی SkyDrive به اشتراک بگذارید. یک رابط کاربری در هر یک از برنامه‌های آفیس، ایمیلی را برای کسی که قرار است با شما همکاری کند، ارسال می‌کند که حاوی لینکی به آدرس سند مورد نظر است. (شکل 9و10)

شكل9:رابط اشتراک‌گذاری در برنامه‌های آفیس، گزینه‌های مختلفی را برای اشتراک‌گذاری فراهم می‌کند. یکی از این گزینه‌ها ایجاد یک URL برای اشتراک‌گذاری فایلی است که روی سرورهای مایکروسافت ذخیره شده یا به یک سرور SharePoint پست شده است. گزینه‌های دیگر، ارسال سند به صورت ایمیل یا ارائه آن از طریق Web player هستند. زمانی که شما سندی را مستقیما روی وب به اشتراک می‌گذارید، می‌توانید افراد را مستقیماً از داخل برنامه آفیس به همکاری دعوت کنید یا یک URL درست کنید تا برای عده زیادی از همکاران ارسال شود.

شكل 10 :زمانی که شما تعیین کردید فایل‌ها به کجا منتقل شوند، SkyDrive Pro از شما دعوت می‌کند که فرآیند همسان‌سازی فایل‌ها را مشاهده کنید.

اگرچه به تمام قابلیت‌های ویرایش همزمان موجود در نرم‌افزارهای تحت وب (حتی نسخه‌های آفیس تحت وب) دسترسی نخواهید داشت، آفیس حداقل به شما اطلاع می‌دهد که چه کسی در حال کار روی سند است و تغییرات چه زمانی انجام شده است. به عنوان مثال در ورد، برنامه به شما هشدار می‌دهد که شخص دیگری هم در حال ویرایش این سند است یا این که سند آماده به‌روزرسانی شده است. همچنین امکان اعمال تغییرات در سند را فراهم کرده و محل‌هایی را که ویرایش شده‌اند، به سادگی مشخص می‌کند. (شکل 11 و 12 و 13)

شكل11:زمانی که شخصی یک سند به اشتراک گذاشته شده را باز می‌کند، آفیس به شما هشدار می‌دهد. در ورد شما می‌توانید به ویرایش سند ادامه دهید، اما در اکسل سند برای شما در حالت فقط خواندنی به نمایش در می‌آید.

شكل 12:ورد اعلام می‌کند که به‌روزرسانی‌های یک کاربر دیگر آماده اعمال است. کلیک کردن روی Save فایل را با تغییرات فرد دیگر و تغییراتی که شما انجام داده‌اید، همسان‌سازی می‌کند.

شكل13:وقتی شما یک سند را که چند نفر آن را ویرایش کرده‌اند، همسان‌سازی کردید، تغییراتی که سایر نویسندگان از زمان شروع کار شما روی آن اعمال کرده‌اند، با رنگ سبز های‌لایت می‌شود و یک کادر محاوره‌ای به این موضوع اشاره خواهد کرد.

این قابلیت همکاری در تکمیل سند، یکی از جاهایی است که قابلیت‌های کم‌وبیش اجتماعی آفیس، خود را نشان می‌دهند. مایکروسافت «آگاهی برنامه‌های آفیس نسبت به افراد» (People Awareness) را به شدت افزایش داده است. علاوه بر قابلیت مشاهده افرادی که سند را ویرایش کرده‌اند یا کسانی که کامنت گذاشته‌اند، اطلاعات حساب کاربری آفیس که به تمام کاربران نسبت داده شده است، امکان یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای اصلی آفیس با آوت‌لوک، Lync و سایر سرویس‌ها را فراهم می‌کند. (شکل 14)

شكل 14:کلیک‌کردن روی نام یک نویسنده دیگر سند، اطلاعات تماس او از جمله وضعیت (Status) او در شبکه‌های اجتماعی را در قالب یک کارت به نمایش در می‌آورد. در این کارت یک آیکون برای تماس با فرد مورد نظر از طریق Lync، برنامه‌ریزی یک ملاقات یا ارسال ایمیل از طریق آوت‌لوک وجود دارد.

برخی از این کارها از طریق Social Connector آفیس اتفاق می‌افتد. این ابزار که در ابتدا به عنوان بخشی از آوت‌لوک 2010 معرفی شد، اطلاعات تماس افراد را از فیس‌بوک، لینکد‌ این، پیام‌رسان ویندوز لایو، Xing و دیگر شبکه‌های اجتماعی و همین‌طور سایت گروهی آفیس ۳۶۵ (سرویس ابری SharePoint) جمع‌آوری می‌کند. هاف عنوان کرد که API این ابزار باز خواهد بود و به این ترتیب، فراهم‌کنندگان شبکه‌های اجتماعی می‌توانند رابط‌های اختصاصی خود را برای کار با آفیس تولید کنند.با خرید Yammer که به‌تازگی صورت گرفته است، مایکروسافت به وضوح قصد دارد که استفاده از شبکه‌های اجتماعی را در سازمان‌ها ترویج دهد. کریس اشنایدر (Chris Schneider) یکی از مدیران ارشد ارتباطات در بخش آفیس مایکروسافت،در این باره می‌گوید: «Yammer ارائه سرویس مستقل خود را ادامه خواهد داد اما به تدریج و در طول زمان، ارتباطات بیشتری را با  SharePoint، Dynamics، آفیس ۳۶۵ و اسکایپ عرضه خواهد‌کرد.» اگرچه به‌طور مستقیم و به صورت رسمی به نسخه‌ای از Yammer برای Social Connector آفیس اشاره نشده است، اما به یقین این نسخه در حال آماده شدن است. (شکل 15)

شكل 15:گفت‌وگوی من درباره Yammer، که به لطف Newsfeed، قابلیت شبکه اجتماعی اختصاصی آفیس ۳۶۵ ، ممکن شد.

این موضوع ما را به سمت یکی دیگر از عناصر اجتماعی که درآفیس‌۳۶۵ معرفی شده، هدایت می‌کند: قابلیتی به نام Newsfeed. بخشی از این قابلیت افزوده سرویس آفیس ۳۶۵ که همراه با عرضه آفیس 2013 راه‌اندازی خواهد شد، صفحه پروفایل کاربران است. یک Newsfeed شخصی که کاربران می‌توانند وضعیت (Status) خود را در آن اعلام کرده و افراد یا صفحات دیگر را دنبال (follow) کنند. وقتی شخصی که شما او را در آفیس‌۳۶۵ دنبال می‌کنید وضعیت خود را تغییر دهد، یا زمانی که در صفحه ‌شِیرپوینتی که دنبال می‌کنید، تغییری داده شود، یک ایمیل هشدار دریافت خواهید کرد.این اطلاعات Newsfeed حتی در برنامه‌های آفیس هم به نمایش در‌می‌آیند. وقتی کسی سندی را ویرایش می‌کند که برای شما حائز اهمیت است، یا زمانی که شخصی روی یک سند کامنت می‌گذارد، شما می‌توانید روی نام فرد کلیک کنید و کارت مشخصات او را بیرون کشیده و Newsfeed او را دیده یا با او از طریق Lync چت کنید یا برایش ایمیل بفرستید. سایر قابلیت‌های شبه اجتماعی، به صورت مستقیم در داخل اسناد پشتیبانی می‌شوند. به عنوان مثال، کامنت‌های اسناد به صورت رشته‌ای (پرسش و پاسخ) دیده می‌شوند.

برای دیدن ادامه مطلب اینجا کلیک کنید.