To Do List برای مدیران پروژه

شما به عنوان یک فرد برنامه ریز ،از چه روشی برای پیگیری کارها استفاده می کنید؟

یک مثال ساده را بیان می کنیم.فرض کنید شمامدیر پروژه  احداث یک ساختمان هستید(مثال ما یک مدیر پروژه ساختمان می باشد چون درک بهتری دارید ولی پروژه می تواند هر چیزی باشد.حتی کار های روزانه شما)

قطعا با مواردی از این قبیل سر و کار خواهید داشت:(به عنوان یک مدیر)

تاریخ سر رسید چک های

پیگیری نامه های ارسالی

کار های اجرایی عقب مانده(مانند خرید سیمان ،میلگردو گچ و…)

و…

همه شما به دنبال روشی هستید که تمام این خواسته ها را به صورت یک جا مدیریت کنید.

روش های گوناگونی وجود دارد که بیان خواهیم کرد.دقت کنید روش های زیادی به صورت آنلاین(مانند استفاده از جی میل یا اوت لوک) یا تحت شبکه( مانندترکیب شرپوینت و پراجکت سرور) و جود دارد.ولی هدف ما در اینجا استفاده از ابزار های آفیس به صورت آفلاین و بسیار بسیار ساده و کاربردی می باشد.

در اینجا روش های مختلفی گفته می شود .و انتخاب آن به شما بستگی دارد.ولی به شما اکسل را پیشنهاد می کنیم و قالب های آماده موجود در اینترنت هم بیشتر از اکسل تشکیل شده بود.

روش اول استفاده از قالب (template) آماده وان نوت:

برای این کار ابتدا بر روی page  کلیک کرده(مانند تصویر زیر) و سپس بر روی گزینه page Templates کلیک کنید.

 

حالا از مسیر زیر قالب مورد نظر را انتخاب کنید و کار های خود را یادداشت کنید.

Templates>Add a page>Planners

نکته1:شما می توانید بدون استفاده از template ها با استفاده از تگ زدن مانند تصویر زیر برای فعالیت های خود To Do list تهیه کنید.

 

 

نکته2:برای دیدن قالب های(templates) بیشتر وان نوت اینجا کلیک کنید.

روش دوم استفاده از قالب (template) آماده اکسل:

همان طور که می دانید اکسل ابزاری بسیار راحت برای گزارش کیری می باشد.به همین دلیل to do list های زیادی تحت اکسل نوشته شده است.یکی از آن ها را توضیح داده و بقیه را می توانید دانلود و استفاده کنید.این فایل بسیاز زیبا و کارا تهیه شده است و می توانید از آن برای تهیه To Do list خود ایده بگیرید یا آن را مورد استفاده قرار دهید.

کار با آن بسیار ساده می باشد.کافی هست نام فعالیت را نوشته سپس دسته بندی را تعیین و تاریخ شروع  و پایان و مدت زمان باقی مانده و در نهایت وضعیت فعالیت را مشخص کنید.سپس با ابزار فیلتر می توانید از فعالیت های خود گزارش تهیه کنید.یکی از ویژگی های بسیار زیبای این فای رنگ بندی فعالیت ها در وضعیت های(Status)مختلف هست.کافیست یکبار این فایل را امتحان کنید.

نکته1:

[cf-restrict]

بعد از اینکه پروژه به پایان رسید با بررسی روند گذشته فعالیت ها اطلاعات بسیار بسیار مفیدی به دست خواهید آورد.چون تمام فعالیت ها را مستند کرده اید و روند اجرای آن را مشاهده خواهید کرد . با استفاده از  بررسی دلایل تاخیر و…می توانید پیش بینی بسیاری از اتفاقات را در پروژه های بعدی انجام دهید.

نکته2:اگر بعد از اجرای فایل تصویر زیر را مشاهده کردید.به این علت می باشد که باید از ویرایش 2013 اکسل استفاده کنید.(به دلیل استفاده از ابزار Slicer که این ویژگی فقط در اکسل 2013 موجود می باشد.)

اگر اکسل 2013 را بر روی سیستم خود نصب کرده باشید این گزینه را به این شکل خواهید دید.

دانلود Teachers to do list

روش سوم استفاده از اوت لوک:

برای این کار بعد از اجرای Oulook می توانید یک task (فعالیت)جدید تعریف کرده و آن را زمان بندی کنید.و در نهایت گزارش گیری کنید.

 

[/cf-restrict]