کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه چیست

رابطه بین برنامه ریزی و کنترل پروژه

فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه

سطح برنامه ریزی و کنترل پروژه

كنترل پروژه فرايندي است در جهت حفظ مسير پروژه براي دستيابي به يك تعادل اقتصادي موجه بين سه عامل هزينه ، زمان و كيفيت در حين اجراي پروژه ، كه از ابزار و تكنيكهاي خاص خود در انجام اين مهم كمك مي گيرد . در واقع كنترل ، اجراي دقيق و كامل برنامه تدوين نشده براي پروژه است، بگونه اي كه هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخيص علل و طرح اقتصادي ترين فعاليتها ، پروژه را به نزديكترين حالت ممكن در مسير اوليه و اصلي خود بازگرداند .
کنترل پروژه فرآیندی است که باید به صورت مستقل از مدیریت پروژه انجام شود. این فعالیت شامل تایید و کنترل فعالیت های پروژه برای تقویت عملکرد تعریف شده و اهداف رسمی می باشد. به عبارت ساده، کنترل پروژه شامل افراد، فرآیند ها، ابزار مورد استفاده برای مسایل مربوط به برنامه ریزی، مدیریت و کاهش هزینه، زمان و ریسک هایی است که ممکن است بر یک پروژه تاثیر بگذارند. کنترل پروژه معادل فرآیند مدیریت پروژه قالب بندی شده است که برای تسهیل زیر فرآیند های مدیریت ایمنی، کیفیت، سازمانی، رفتاری و ارتباطات ایجاد شده است
تعریف کنترل پروژه می تواند به این صورت انجام شود: یک فعالیت مدیریتی که برای رسیدن به نتیجه مورد نظر از پیش برنامه ریزی شده است، یا یک اقدام اصلاحی که توسط فرایند نظارت انجام می گیرد. کنترل پروژه به طور عمده با معیارهای پروژه از قبیل مقدار، زمان، هزینه و منابع دیگر مربوط می شود. همچنین درآمد پروژه و جریان پول نقد می توانند بخشی از معیارهای پروژه تحت کنترل باشند. بنابراین یک فرآیند کنترل پروژه موثر می تواند با استفاده از زیرشاخه های مختلف خود اعمال شود:
1. برنامه ریزی، زمانبندی و گزارش پروژه
2. آنالیز و مدیریت ارزش کسب شده
3. مهندسی و برآورد هزینه
4. مدیریت و کنترل تغییر
5. ادعاها، ریسک و تاخیر

برنامه ریزی و کنترل پروژه را می توان به یک GPS تشبیه کرد. کار اصلی GPSنشان دادن بهترین مسیر بر اساس یک سری تعاریف از پیش تعیین شده است. بر طبق اطلاعاتی که شما وارد آن می کنید یک خروجی می دهد و آن هم مسیری مشخص است. این در واقع شروع کار این وسیله است. پس از حرکت شما به سمت مقصد از طریق راهنمایی لحظه به لحظه صوتی و تصویری از درگیری های عمده ای که برای پیدا کردن مسیر دارید، رهایی پیدا می کنید و در واقع به عنوان ذهن دوم شما کار می کند. در ادامه با توجه به عوامل محیطی پیش بینی نشده و یا اشتباهات شخص راننده امکان خروج از مسیر تعیین شده وجود دارد. در صورتی که این اتفاق بیافتد مسیریاب شما مسیر را بازبینی کرده و مسیر جدید را به شما نشان می دهد. یعنی دقیقا کاری که مدیر پروژه انجام می دهد
کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره می‌گیرد.
1. تعیین وضعیت واقعی پروژه
2. مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
3. در نظر گرفت اقدام اصلاحی
رابطه بین برنامه ریزی و کنترل پروژه
موارد زیر را در خصوص رابطه بین برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه می توان بیان نمود:
برنامه ریزی پروژه بر روی تعیین اهداف و جهت ها متمرکز می باشد در حالی که کنترل پروژه، کارها را به سمت آن اهداف و جهت ها هدایت می نماید
برنامه ریزی پروژه، عواملی مانند نوع فعالیت، حجم و اندازه فعالیت، مدت زمان اجرا، منابع مصرفی و … را برای فعالیتها پیش بینی می نماید و کنترل پروژه در صورت لزوم آنها را در عمل تدقیق می نماید
برنامه ریزی پروژه، انگیزه لازم را به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده در کارکنان ذی ربط ایجاد می کند و کنترل پروژه، در صورت نیل به اهداف مزبور برای تشویق آنها مورد استفاده قرار می گیرد
فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه
با توجه به مطالب گذشته می توان دریافت که فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه از دو مرحله اساسی تشکیل می شود
1. برنامه ریزی پروژه
2. کنترل پروژه
دو مرحله فوق با ایجاد ارتباط با یکدیگر، فرآیند مزبور را به جود می اورند. ارتباط بین این مراحل در فرآیند مربوط را می توان به صورت شکل ساده ذیل نشان داد:

شکل بالا نشان می دهد که مراحل برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه در داخل یک حلقه با یکدیگر در تعاملند. ورود به فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه( حلقه یاد شده) از طریق مرحله برنامه ریزی پروژه و خروج از آن از طریق مرحله کنترل پروژه صورت می گیرد. این فرآیند، پیش از آغاز پروژه شروع به کار می کند و با پایان یافتن پروژه به کار خود خاتمه می دهد. ورود به حلقه یاد شده از آن جهت که برنامه ریزی پروژه نوعی پیش بینی است باید قبل از شروع پروژه انجام یابد. همزمان با شروع پروژه، مرحله کنترل پروژه نیز آغاز می گردد. این مرحله به همراه انجام فعالیت های پروژه ادامه می یابد و همزمان با ختم پروژه پایان می پذیرد. با اتمام کار کنترل پروژه، کار در فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه به پایان می رسد و خروج از حلقه مربوط صورت می پذیرد. در طی مدت زمان انجام پروژه که کنترل پروژه فعال است چنانچه عملیات کنترلی سبب آشکارشدن اشتباهی در هر یک از پیش بینی های صورت گرفته در مرحله برنامه ریزی گردد، آنگاه مرحله برنامه ریزی فعال می شود و اصلاحات لازم در برنامه پروژه را به عمل می آورد.
سطح برنامه ریزی و کنترل پروژه
از بین ارکان انجام پروژه، پیمانکار به منظور انجام به موقع کارها و در نتیجه ایفای تعهدات مربوط و استفاده موثر و کارا از منابع در اختیار سود حاصل از اجرای پروژه باید به امر برنامه ریزی و کنترل پروژه بپردازد. مشاور نیز به مثابه بازوی فنی و تخصصی کارفرما، پروژه را برنامه ریزی و کنترل می کند. گاهی اوقات به خصوص هنگامی که پروژه خیلی بزرگ یا پیچیده باشد یا اینکه مشاور توانایی یا دقت کافی نداشته باشد کارفرما نیز به این امر مبادرت می ورزد. اما نحوه برخورد این سه رکن در این رابطه متفاوت می باشد. پیمانکار باید برنماه ای کاملا مشروح(برنامه عملیاتی روزانه یا شیفتی) و با فعالیتهای کوچک داشته باشد تا کنترل پروژه دقیق تری را به عمل درآورد. کارفرما برعک پیمانکار، پروژه را در حد کلان وک کلی برنامه ریزی و کنترل کرده، مشاور نیز حد میانی بین کارفرماو پیمانکار را انتخاب می کند بنابراین می توان گفت کارفرما بالاترین سطح برنامه ریزیو کنترل پروژه، مشاور سطح میانی و پیمانکار پایین ترین(مشروح ترین) سطح را دارند.