SharePoint چیست؟
آیا شیرپوینت نیاز سازمان شما است؟
آموزش های شیر پوینت

SharePoint چیست؟

با پیشرفت تکنولوژی های تحت وب و نیاز سازمانها و شرکت های دولتی و خصوصی به توسعه عملکردها و فعالیت های درون سازمانی به خارج سازمان و فراهم کردن راهکاری ساده و انعطاف پذیر جهت مدیریت منابع انسانی، اسناد، مدارک، فایلها و به اشتراک گذاری آنها توسط پرسنل و مدیریت و همچنین ایجاد وب سایت های شخصی و وبلاگ های اطلاعاتی برای تبادل اطلاعات درون سازمان با محیط خارج، نیاز به ابزاری کارآمد، جامع و توسعه پذیر جهت تأمین اهداف فوق برای یک سازمان را قوت بخشید.

ابزاری که علاوه بر فاکتور های فوق باید توانایی آرشیو سازی اطلاعات، جستجوی سریع در اطلاعات، ارائه محیط های یکپارچه تحت وب و اینترانت، توانایی پیاده سازی سیستم های مدیریت اطلاعات، مدیریت پروژه، مدیریت آموزش را داشته و همچنین توانایی ثبت تاریخ ایجاد و تغییرات اسناد و اطلاعات، ایجاد دسترسی ها و امنیت برای کاربران، مدیریت و… را نیز داشته باشد. این ابزار را می توان با توجه به موارد فوق به صورت یک سیستم مدیریت محتوا تولید نمود. اما اینکه بتوان از ابتدا محصولی جامع، کامل و از همه مهمتر Integrate شده ایجاد نمود، کاری زمان بر و هزینه بر خواهد بود.

تمام نیازهای فوق و صدها نیاز سازمانی و مدیریتی دیگر، مایکروسافت را بر آن داشت تا محصولی کامل، جامع، Integrate در تمامی بخشها و یکپارچه با محصولات آفیس از جمله : Word, Excel, Outlook, Infopath و … و همچنین متفاوت با سایر محصولات متفرقه موجود در بازار نرم افزاری تولید و روانه بازار نماید.

نام این محصول Microsoft Office SharePoint Server می باشد که پلت فرم این محصول و قابلیتهای اصلی آن در شکل زیر مشخص شده است:

استفاده از این محصول متمایز و دارای قابلیت های استثنایی در سازمان ها و ارگان های تحت مدیریت شما، می تواند شما را از لحاظ اتوماسیون سازی سیستم داخلی و مدیریت سیستماتیک درون سازمانی، نسبت به سایر سازمانها و شرکتها متمایز نماید.
شیرپوینت در درون خود قابلیت ایجاد و توسعه web part ها، business Intelligence ها، جریان های کاری یا workflow ها و همچنین پروسه های تجاری را دارا می باشد. این توسعه پذیری ها براساس نیازهای درونی سازمان و افزایش توانمندی های سیستم صورت می گیرد.

همانطور که در شکل فوق مشاهده می کنید، شیرپوینت قابلیت توسعه و سفارشی سازی توسط افراد با نقشهای مختلف را دارا می باشد. شما به عنوان یک کاربر عادی می توانید سایتهای آماده و با امکانات بالا را به سرعت ایجاد کنید و یا به عنوان یک طراح و دیزاینر به طراحی فرمهای InfoPath و صفحات وب ASP.NET توسط ابزار SharePoint Designer بپردازید! و یا اگر برنامه نویس حرفه ای هستید، می توانید توسط ابزار های Visual Studio به توسعه و سفارشی سازی شیرپوینت بپردازید! موارد فوق بخشی از تواناییهای این محصول استراتژیک و قدرتمند مایکروسافت می باشد.. محصولی که 5 سایت از 10 سایت برتر اینترانت سال 2009 توسط آن پیاده سازی شده و کاربرانی بین 3000 تا 40000 نفر را به راحتی و بدون کوچکترین مشکلی مدیریت می نماید!

آیا شیرپوینت نیاز سازمان شما است؟

سرعت پیشرفت شیرپوینت در سراسر دنیا چشمگیر می باشد. این موضوع مدیران و کارشناسان IT سازمانها و شرکت ها را به سمت استفاده از محصول شیرپوینت مایکروسافت سوق داده است! اما اینکه آیا این انتخاب برای سازمان مربوطه درست می باشد یا خیر، و اینکه این انتخاب تا چه حد نیازهای آن سازمان را برآورده خواهد کرد، از بحثهای مهمی است که در این مقاله به آن خواهم پرداخت.

مطلبی که در ادامه خواهید خواند، نتایج تجربیات من در پیاده سازی و مدیریت چندین پروژه شیرپوینتی در مقیاسهای کوچک تا بزرگ، که همه آنها نیازهای سازمانها و شرکتهای مختلف بوده است، میباشد.

یک مدیر IT قبل از هر اقدامی باید شناخت خود را نسبت به شیرپوینت و امکانات واقعی آن توسعه دهد. شیرپوینت ابزاری است با قابلیت های بسیار بالا که متاسفانه خیلی از این تواناییها ناشناخته می ماند! در حالیکه اگر مدیران IT شناخت بیشتری در مورد این قابلیت ها داشته باشند، به نیاز واقعی سازمان خود و چگونگی استفاده از آنها براساس نیازهای درون سازمانی نزدیکتر خواهند شد.

sharepointشرپوینت در وهله اول یک سیستم مدیریت محتوا یا Content Management System یا CMS پیشرفته می باشد. این بدان معنی است که شما با استفاده از شیرپوینت به راحتی می توانید سایت های مختلف را بدون هیچ گونه کدی طراحی، ایجاد و مدیریت کنید . برای اینکار ملزم به استفاده از ساختار تعریف شده شیرپوینت هستید. شیرپوینت یک CMS پیشرفته است که در خیلی موارد آنرا با CMS هایی مانند DoteNetNuke ، Lotus IBM ، Liferay مقایسه می کنند. پرداختن به مقایسه این CMS ها از حوصله این مقاله خارج است، اما با خواندن ادامه مقاله و درک توانایی های بالقوه شیرپوینت به طور حتم در بسیاری از موارد در می یابید که شیرپوینت برنده مقایسه ها خواهد بود!

شیرپوینت به شما این امکان را می دهد تا با استفاده از 10 ها Template تعریف شده در آن، سایت های با قدرت عملیاتی مختلف راه اندازی کنید! سایت هایی از قبیل : وبلاگ، ویکی، سایت تیمی، سایت انتشار اطلاعات، سایت های همکاری، انواع سایت های جلسات، آرشیو اطلاعاتی و … ! شما این دامنه تعریف سایت ها را در سایر CMS های فوق نخواهید یافت!

شیرپوینت دارای قابلیتها و توانایی های دیگری است که می تواند مدیران IT را بیشتر به سمت خود جذب کند. یکی از این قابلیت ها یکپارچگی شیرپوینت با مجموعه محصولات آفیس می باشد. پشتیبانی از ابزارهای Office ای که امروزه در تمام سازمانها به عنوان ابزار همیشگی پرسنل تلقی می گردند، یکی از قابلیت های شیرپوینت می باشد. شرپوینت به شما این امکان را می دهد تا به راحتی اسناد مختلف آفیس را در سایت های شرپوینتی ایجاد و ذخیره کنید و به صورت آنلاین آنرا بین سایر افراد سازمان به اشتراک بگزارید! شیرپوینت روند ارتباطات جهت اشتراک اطلاعات و فرآیندهای درون سازمانی را تسهیل می کند. اشتراک اطلاعات و اسناد داخل سازمان به شکل ساده تری صورت می گیرد ، کاریران در سیستم احراز هویت می شوند و خیلی از کاغذ بازی های داخل سازمان جمع آوری می گردد!

با استفاده از قابلیت جستجوی پیشرفته شیرپوینت می توانید تمام اطلاعات و اسناد سازمان را به صورت تفکیک شده و در کمترین زمان ممکن جستجو کنید! حتی می توانید با استفاده از ابزارهای جستجو شیرپوینت، اطلاعات پرسنل سازمان را براساس سطح دسترسی های تعیین شده، جستجو کنید. شرپوینت این امکان را دارد تا حتی کلمات داخل اسناد و فایلهای ذخیره شده شما از قبیل PDF و … را جستجو نماید! طبقه بندی خروجی جستجو ها و فیلترهای مختلف جستجو، شما را سریعتر به نتایج مورد نیاز نزدیک خواهد کرد.

با استفاده از شیرپوینت به راحتی می توانید فرمهای اطلاعاتی در اختیار کاربران قرار دهید و خیلی از بخش های مبتنی بر کاغذ را در سازمان کاهش دهید! ابزار InfoPath مجموعه آفیس در این زمینه به صورت حرفه ای به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید فرمهای ساده تا پیشرفته را برای ثبت و جمع آوری اطلاعات توسط افراد سازمان طراحی کنید و از طریق سایت شیرپوینتی، آنرا در اختیار آنها قرار دهید! امکان ذخیره و نگهداری اطلاعات این فرمها، پس از پردازش، در لیست های شرپوینتی، کتابحانه اسناد شیرپوینت و بانک های اطلاعاتی مجزا امکان پذیر است.

با استفاده از شیرپوینت می توانید پرتالهای سازمانی را در سریعترین زمان راه اندازی کنید و تمام فعالیت های عمومی سازمان را از طریق این پرتالها به آگاهی پرسنل برسانید. به عبارتی درگاه ورودی سازمان شما همین پرتالها خواهند بود که می توانند به صورت آنلاین از سراسر دنیا قابل دسترس برای پرسنل باشند! مدیریت اطلاعات سازمان، مدیریت پروژه ها، مدیریت اسناد، مدیریت افراد و گروهها ، آرشیو سازی و نسخه بندی اطلاعات و … همه و همه از دیگر توانایی های شیرپوینت می باشد.

از جالبترین و جذابترین تواناییهای شرپوینت ، Business Intelligence یا هوشمندی تجاری می باشد! تهیه گزارشات پیشرفته عملیاتی-اطلاعاتی برای مدیران سازمان و نمایش گزارشات محتلف از اطلاعات و عملکرد بخش های مختلف سازمان توسط ابزارهای پیشرفته Excel Service ، Performance Point Server و نمایش آنها در سایت های شرپوینتی از دیگر تواناییهای منحصر به فرد شیرپوینت می باشد! بخش هوشمندی تجاری شیرپوینت توانایی نمایش اطلاعات از Data Warehouse های مختلف با استفاده از ابزارهای SSAS و SSRS را نیز دارا می باشد.

اکنون با توضیح مختصری از قابلیت های شیرپوینت ، فکر می کنم شما به عنوان مدیر IT سازمان خود به کلمه “بلی” برای پاسخ به سوال این مقاله نزدیک شده باشید!

نکته مهم اینجاست! شما با پاسخ “بلی” به سوال فوق، شیرپوینت را به عنوان ابزار توسعه اطلاعات درون سازمان خود انتخاب نموده اید. حال سوالی که مطرح می شود نحوه استفاده و توسعه این ابزار پیشرفته در داخل سازمان می باشد!؟

اگرپاسخ “بلی” داده باشید، اکنون به بحث در مورد نحوه استفاده و توسعه شیرپوینت در سازمان خواهیم پرداخت.

شما در دو حالت زیر نیاز به توسعه شیرپوینت پس از راه اندازی آن در سازمان خود، خواهید داشت :

برنامه نویسی و توسعه بخشهایی از سیستم فعلی
توسعه برنامه های کاربردی مبتنی بر شیرپوینت

1- برنامه نویسی و توسعه بخشهایی از سیستم فعلی

شیرپوینت در اختیار شما و سازمان شما قرار گرفته تا براساس نیازهای خود از قابلیت های پیشرفته آن که نمونه هایی از آن توضیح داده شد، استفاده کنید. مایکروسافت توسعه شیرپوینت با استفاده از ابزارهای مختلف برنامه نویسی از جمله Visual Studio را هم امکان پذیر ساخت تا در موارد خاصی که شیرپوینت از عهده برخی نیازهای شما برنیامد، در صورت نیاز آنرا توسعه دهید و مشکل خود را با برنامه نویسی برطرف کنید. مایکروسافت قابلیت توسعه سایت های شیرپوینتی را در Visual Studio به صورت فایل Extension جداگانه ارائه کرد و در Visual Studio 2008 آنرا به صورت پیش فرض و به شکل Template های از پیش تعریف شده قرار داد، زیرا نیاز به توسعه و برنامه نویسی شیرپوینت در اکثر زمینه ها پررنگ تر شد.

شما در اکثر بخش های سایت شیرپوینتی سازمان خود، امکان توسعه و برنامه نویسی دارید. که برخی نمونه های عمومی تر از این توسعه را در زیر مشاهده می کنید :

زمانی ممکن است نیاز به نوشتن وب پارتهای مختلف و کاربردی برای برخی قسمتهای سایت ها داشته باشید.
زمانی ممکن است نیاز به نوشتن Feature هایی برای اضافه کردن امکانات خاصی به سایتهای ایجاد شده، داشته باشید.
زمانی نیاز دارید تا برای زیباتر کردن UI سایت ها به نوشتن کدهایی برای توسعه Silverlight و یا JQuery در سایت ها بپردازید.
مواقعی نیاز دارید تا سایتهای شیرپوینت خود را براساس Template های تعریف شده برای سازمان که توسط برنامه نویسی ایجاد کرده اید، ایجاد و تولید کنید.
مواقعی نیاز دارید تا فیلدهای خاص برای لیست ها، لیست های خاص برای سایت ها ایجاد کنید. اینکار توسط برنامه نویسی امکان پذیر است.
و ….

پس با استفاده از ابزارهای تکمیلی تعریف شده برای توسعه شیرپوینت، که مایکروسافت آنها را در اختیار برنامه نویسان قرار داده است، می توانید سایت ها و سیستم های شیرپوینت داخل سازمان خود را سفارشی کنید و توسعه دهید.

2- توسعه برنامه های کاربردی مبتنی بر شیرپوینت

ممکن است توسعه شیرپوینت در حد مورد 1 پاسخگوی نیاز های شما نباشد، لذا می توانید پا را فراتر گذاشته و با استفاده از شیرپوینت Application ها یا برنامه های کاربردی پیشرفته برای سازمان خود طراحی، تولید و راه اندازی کنید. برنامه های کاربردی ای که با استفاده از شیرپوینت میتوانند پیاده سازی شوند، به 3 دسته زیر تقسیم می شوند :

برنامه های کاربردی با امکانات پیشرفته مدیریت محتوا
برنامه های کاربردی با فضای اشتراکی جهت اشتراک اطلاعات
برنامه های کاربردی که می توانند با سرویسهای LOB یا Line of business یکپارچه و Integrate شوند

پلتفرم توسعه شیرپوینت به صورت زیر می باشد. شیرپوینت در سطح بالایی فریم ورک ASP.NET قرار می گیرد و از بسیاری از قابلیت های ASP.NET مانند : وب پارتها، MasterPage ها، Security ، مدیریت Session ها، User Control ها و … بهره می گیرد.

شیرپوینت دارای 2 لایه متمایز می باشد. یکی از این لایه های شیرپوینت Windows SharePoint Services یا WSS می باشد که در سطح بالایی فریم ورک ASP.NET قرار دارد. این لایه پایه و اساس تولید و استفاده از برنامه های کاربردی بر مبنای استانداردهای پورتال و همکاری تجاری شیرپوینت می باشد. لایه دوم Microsoft Office SharePoint Server 2007 می باشد که در سطح بالاتری از ASP.NET و WSS قرار گرفته است. این لایه فراهم کننده سرویسهای پیشرفته و اضافه ای می باشد که در توسعه برنامه های کاربردی گسترش یافته به افراد حرفه ای IT کمک می کند.

(تشریح هر یک از موارد فوق از مباحث پیشرفته شیرپوینت می باشد که می توانید جهت کسب اطلاعات بیشتر به منابع Governance در انتهای مقاله مراجعه کنید.)

بحث در مورد ساختار و معماری توسعه شیرپوینت نیازمند مقاله جداگانه ای خواهد بود. اما با توجه به موارد فوق به این نتیجه خواهیم رسید که توسعه برنامه های کاربردی مبتنی بر شیرپوینت براساس پلتفرم تعریف شده امکان پذیر است. اما این مورد نباید سبب ایجاد نگاه اشتباه در توسعه شیرپوینت در سازمانها یا شرکت ها شود.

به عنوان مثال، در سازمانی مشاهده کردم که به جای استفاده از امکانات شیرپوینت، دیتابیس های مجزا با جداول مجزا ایجاد کرده اند و از آنها برای ذخیره اطلاعاتی استفاده می کنند که کاربران از طریق صفحات خاص .NET برنامه نویسی شده ، آنها را ثبت یا مشاهده می کنند. در حقیقت رابط کاربری یا UI شیرپوینت، صفحاتِ .NET کاملاً وب پارتی و بانک اطلاعاتی مجزای SQL !! و جالب اینکه نام آنرا یک سیستم یا برنامه کاربردی طراحی و پیاده سازی شده برای شیرپوینت نامیده اند، در حالیکه این سیستم منهای ظاهر گرافیکی آن که شیرپوینت است، یک Application دات نتی می باشد!

اینکه در کجای این سیستم ها واقعاً از امکانات شیرپوینت مانند لیست ها، کتابخانه ها، فرمها، BDC و … استفاده شده، مشخص نیست. شاید فقط حفظ ظاهر و نام شیرپوینت!

در هر حال نمونه هایی زیادی از عدم توسعه و استفاده درست از شیرپوینت در سازمانها و شرکتهای مختلف موجود است، اما شما به عنوان یک مدیر IT سازمان باید نیاز خود را در این رابطه به درستی بشناسید.

شما با استفاده از ابزارها و پلتفرم خود شیرپوینت می توانید سیستم هایی مانند مکاتبات اداری، مدیریت نامه ها، فرایندهای سازمانی، مدیریت تیم، مدیریت پروژه و … را توسعه و راه اندازی نمایید. همانطور که نمونه های مختلفی از آنها توسط شرکتهای پارتنر مایکروسافت در کشورهای مختلف تولید شده است یا نمونه هایی از آنها توسط مایکروسافت و با نام 40 برنامه کاربردی برای WSS عرضه شده است.

توسعه سیستم های شیرپوینتِ داخل سازمانی مانند نمونه های اشاره شده، با رعایت استانداردها و حفظ پلتفرم اصلی شیرپوینت و استفاده درست از توانایی های بالقوه شیرپوینت، ضرر که ندارد هیچ تا حدودی جای برخی از برنامه های نرم افزاری مستقل در این حیطه ها را نیز پُر خواهد کرد.

برای اینکه بدانید شرپوینت تا چه حد و در چه راستایی نیازهای شما را پوشش خواهد داد، به پروژه ها و Case Study های شیرپوینت مایکروسافت مراجعه کنید، که این اسناد نمونه های پیاده سازی شده از شیرپوینت در شرکتهای با مقیاس کوچک تا بزرگ و از 1000 کاربر تا بیش از 50000 کاربر را شامل می شود. همچنین مطالعه و استفاده از SharePoint Governance که در این مقاله به توضیح مختصری راجع به آن پرداخته ام را نیز پیشنهاد میکنم. SharePoint Governance یکی از مفاهیم مهمی می باشد که Roadmap استانداردی را جهت توسعه شرپوینت به شما خواهد داد. مطالعه آن توسط مدیران IT، مدیران پروژه و بخصوص توسعه دهندگان شرپوینت بسیار حائز اهمیت است.

آموزش های شیر پوینت:

کتاب های فارسی آموزش شیرپوینت
کتاب های لاتین آموزش شیرپوینت
آموزش تصویری شیرپوینت

منابع:

شیرپوینت چیست؟
آیا شیرپوینت نیاز سازمان شما است؟ – بخش اول
آیا شیرپوینت نیاز سازمان شما است؟ – بخش دوم