powerpivot اکسل چیست؟

powerpivot اکسل چیست؟

اغلب حسابداران خبره با افزونه PivotTable در Excel آشنایی دارند . شرکت مایکروسافت در ارائه نسخه Office 2010 افزونه جدید و پیشرفته ای نسبت به جداول محوری به نام powerpivot معرفی نموده که همراه با اکسل 2010 نصب نمی شود بلکه به عنوان افزونه جدید از سایت مربوط به خود دانلود و قابل استفاده می باشد. این افزونه قابلیتهای بسیار زیادی دارد که بخشی از قابلیتهای آن در مقاله ترجمه شده توسط یکی از همکاران موسسه فراسامانه اعداد در زیر ارائه می شود.

جهت مطلع شدن از امکانات PivotTable  می توانید به بروشور و دموی نرم افزار گزارش ساز فراسامانه در این سایت مراجعه فرمائید

جداول محوری پیشرفته باعث افزایش قدرت اکسل می شود
توانایی های تحلیلی خود را با این راهنمای گام به گام گسترده تر کنید
در دنیای حسابداری امروز، اطلاعات مالی و پردازشی در فرمت ها و برنامه های مختلفی ذخیره می شود. وقتی حسابداران نیاز به گزارشی از اطلاعات موجود در سامانه های گوناگون دارند، اولین انتخاب رایج ارسال اطلاعات به محیط اکسل می باشد. اما بر اساس ساختار و فرمت اطلاعات مورد نظر، یا اگر تعدادی از جداول نیاز به ترکیب شدن داشته باشند، همیشه تجمیع اطلاعات در قالب یک گزارش واحد آسان نیست.
اینجاست که ابزار جدید اکسل 2010 به نام PowerPivot وارد عرصه می شود.این ابزار یک افزونه رایگان از شرکت مایکروسافت است که قابلیت های ابزار محبوب “جداول محوری” (PivotTable) فعلی اکسل را تقویت کرده، و به شما این امکان را می دهد که جداول محوری جدیدی بسازید که در گذشته امکان ساخت آنها وجود نداشت و بدین شکل کارایی و تاثیر اکسل را بهینه می کند.
PowerPivot چگونه به شما کمک می کند؟ مثال زیر را در نظر بگیرید.
تصور کنید اطلاعات پیش بینی شده در یک جای واحد مثلا در یک Workbook اکسل، یک برنامه یا پایگاه داده ذخیره شده باشد.همچنین در نظر داشته باشید که اطلاعات واقعی در جای دیگری مانند یک سیستم حسابداری ذخیره شده است. حال از شما می خواهیم که مدل تحلیلی مشابه شکل زیر بین اطلاعات پیش بینی شده و واقعی ایجاد کنید.برای انجام این کار باید اطلاعات پیش بینی شده را به یک صفحه اکسل(Worksheet) و اطلاعات واقعی را در صفحه دیگری قرار دهید، و سپس آنها ترکیب کنید به گونه ای که مغایرت آنها مشخص شود.

روش های معمول ترکیب اطلاعات دو یا چند صفحه شامل توابعی از جمله VLOOKUP, SUMIFS, INDEX و MATCH می شود. مکانیسم اجرای این توابع به گونه ایست که اطلاعات وارده بعدی را پردازش نمی کند، و این اطلاعات باید ماهانه به محض ورود مانیتور شده و به این توابع اضافه گردند.PowerPivot راه بهینه تری برای پردازش این گونه اطلاعات تکرارشونده ارائه داده و کار حسابداران خبره را ساده تر می کند.
این مقاله نشان می دهد که چگونه حسابداران خبره می توانند با بهره گرفتن از PowerPivot گزارش های اکسل خود را بهینه کرده و در ادامه در یک راهنمای قدم به قدم روش استفاده از این ابزار قدرتمند را تفسیر می کند.
برای استفاده از این راهنمای گام به گام بر روی آدرس زیر کلیلک کرده و فایل اکسل Excel Workbook Walk-through رادانلود کنید.

پیش زمینه

به این دلیل که PowerPivot یک افزونه بر روی جداول محوری محسوب می گردد، اجازه دهید ابتدا با صحبت در مورد جداول محوری شروع کنیم. به بیان ساده ، یک جدول محوری گزارشی است که جزئیات تراکنش ها را به صورت خلاصه تصویر می کند. در برنامه های کاربردی، این قابلیت در رده قوی ترین ابزار های تحلیل داده ها در اکسل قرار می گیرد.اگر تا بحال به سراغ جداول محوری نرفته اید، این مبحث ارزش مطالعه عمیق را دارد. علاوه بر مقاله های JofA که در مراجع همراه AICPA منظور شده، راهنمای نرم افزار اکسل ، youtube.com و  microsoft.com دریایی از اطلاعات برای شما فراهم می کنند تا برای کار کردن با ابزارهای پیچیده تر مانند PowerPivot آماده شوید.
طراحان نرم افزار های مایکروسافت در آخرین نسخه اکسل چندین بهینه سازی بر روی جداول محوری  انجام دادند، اما کلیدی ترین تغییر، PowerPivot است.این سوال پیش می آید که PowerPivot تا چه حد محوری و کلیدی است؟ تا این حد که شرکت مایکروسافت وبسایت ویژه ای به آدرس  powerpivot.com ایجاد کرده که در آن ویدئو ها ، آموزش ها ، اطلاعات ، نمونه ها و لینک دانلود خود افزونه قرار داده شده است.
PowerPivot بطور پیش فرض در اکسل نصب نمی شود. مایکروسافت تصمیم گرفته که آن را به صورت یک افزونه رایگان ارائه دهد، و بنابراین، برای نصب باید بطور مجزا دانلود گردد. راهنمای نصب این افزونه در زیر آمده است.

چگونه PowePivot را نصب کنیم

نصب این افزونه نسبتا راحت است.به سایت powerpivot.com رفته و بر روی گزینه Download now کلیک کنید.این لینک شما را به یکی از صفحات سایت مایکروسافت منتقل می کند.بر روی دکمه “دانلود” برای کامپیوتر کلیک کنید. به احتمال زیاد فایل 1033\PowerPivot_for_Excel_x86.msi را دریافت خواهید کردد مگر اینکه از پرسسور 64 بیتی در سیستم خود بهره بگیرید که فایل 1033\PowerPivot_for_Excel_amd64.msi مناسب آن خواهد بود.
پس از پایان دانلود فایل را اجرا کرده و کلید Next را در طول نصب فشار دهید.
پس از نصب موفقیت آمیز PowerPivot، نوار سربرگ جدیدی در Ribbon  اکسل به نام PowerPivot اضافه می گردد.دکمه اصلی آن دکمه پنجره PowerPivot است. اگر در گشودن های آینده اکسل افزونه بارگذاری نشد از مسیر زیر برای فعالسازی مجدد آن استفاده کنید.
File > Options > Add-Ins > Manage: COM Add-ins > Go.

PowerPivot

PowerPivot ابزاریست که بین اطلاعات مبدا و گزارش می نشیند. اطلاعات را استخراج کرده و تحویل موتور جداول محوری می دهد.
حال به شرح مزیت های PowerPivot می پردازیم:

1.  امکان پشتیبانی از چندین منبع اطلاعات (گرفتن اطلاعات از دو یا چند منبع در قالب یک گزارش)
2. امکان پشتیبانی از انواع مختلف منابع (گرفتن اطلاعات از تقریبا تمام منابع ممکن برای تهیه گزارش)
3. استفاده از مجموعه ها (فیلترینگ پیشرفته)
4. پشتیبانی از منابع بزرگ داده (منابعی که تعداد رکورد هایی افزون بر سقف مجاز ردیف های اکسل را دارند)
5. استفاده از عبارات (توابع پیشرفته و حساسیت زمانی)

منابع داده چند گانه

PowerPivot این امکان را فراهم میسازد که اطلاعات چندین منبع داده با هم ترکیب شده و در قالب یک گزارش جداول محوری ادغام شوند.وقتی اطلاعات مورد نیاز شما در دو یا چند محل ذخیره شده اند ، می توانید با استفاده از این افزونه آنها را تجمیع کرده و در یک گزارش واحد بگنجانید.
بگذارید سری به مثال قبلی بزنیم.اطلاعات پیش بینی شده در یک محل و اطلاعات واقعی در محل دیگری ذخیره شده اند.گزارش شما باید این دو را با هم مقایسه کند. در این حالت شما می توانید بسادگی اطلاعات پیش بینی را در یک صفحه اکسل و اطلاعات واقعی را در صفحه دیگری قرار دهید. حال که هر دو در اکسل قرار دارند می توانید هر دو صفحه را به درون افزونه منتقل کنید و PowerPivot نتایج ترکیبی را به جدول محوری گزارش انتقال می دهد.
این روش انتقال اطلاعات از همه جا به اکسل و تفکیک آن بین صفحات معمولا کفایت می کند. اما در برخی از حالات ، برای اطلاعات بروز شونده،  با ارتباط مستقیم با منبع اصلی داده ها نتیجه بهینه تری می گیرید.(برنامه یا پایگاه داده حاوی داده ها)

انواع مختلف منابع

PowerPivot توانایی استخراج داده ها از بسیاری از منابع مختلف مانند SQL databases, Access databases, SQL Server Reporting Services reports, Azure DataMarket, Web data feeds, flat text files, Oracle, Sybase, DB2 and Excel files. را داراست.
جذب مستقیم داده ها از منبع خارجی یک قدم معمول را حذف می کند.حسابداران معمولا اطلاعات را از سیستم حسابداری به اکسل وارد کرده و آماده سازی و پیکربندی آن را در محیط اکسل انجام می دهند. اما با ارتباط مستقیم با منبع خارجی این اقدامات وقت گیر حذف شده و فقط با یک کلیک ساده آخرین اطلاعات موجود بروز می شوند.

مجموعه ها

مجموعه گزیده ای از داده های نقطه ای است که در جداول محوری بکار می رود.اگر با فیلتر های جداول محوری آشنایی داشته باشید با این امکان به عنوان یک فیلتر تخصصی برخورد داشته اید که به شما امکان می دهد هر انتخاب پراکنده ای از اطلاعات را به عنوان شرط نمایش معرفی کنید.
بمنظور شفاف سازی ، تصور کنید نسخه ای از داده ها شامل داده های واقعی و اطلاعات بودجه در قالب یک جدول واحد دست دارید. این جدول بطور خاص شامل ستون های زیر است: AcctNum, Account, Amount, Type ,Period

گزارشی که بر اساس این داده ها می خواهید بسازید شامل دو ستون است : اطلاعات واقعی 2011 و اطلاعات بودجه 2012

کاربران با تجربه اکسل تشخیص می دهند که امکان تهیه این گزارش با امکانات قدیمی جداول محوری اکسل وجود ندارد.زیرا امکان ایجاد فیلتر به صورتی که فقط اطلاعات واقعی 2011 و بودجه 2012 را جدا کند وجود ندارد. علت این موضوع این است که فیلتر بر روی تمام ستون عمل می کند ، بنابراین نمی توان برای بعضی از سطر ها اطلاعات 2011 و برای عده ای دیگر اطلاعات 2012 را استخراج کرد. اگر 2011 انتخاب شود بر روی تمام ردیف بدون استثنا اعمال می گردد. پس ملاحظه می کنید که فیلتر های تعبیه شده در مدل اصلی جداول محوری جوابگوی این سطح از انعطاف عمل نیست.کاربران با تجربه در نهایت به این نتیجه می رسند که امکان تهیه این گزارش با جداول محوری وجود نداشته و در عوض از تابع صفحه ای مانند SUMIFS  برای ساخت گزارش استفاده می کنند.
PowerPivot صراحتا معادله را تغییر می دهد.با PowerPivot شما می توانید از مجموعه ها برای تولید این گزارش بهره گیرید، که تمام بهینگی و سهولت ممکن را به همراه دارد.

داده های حجیم

علاوه بر این ، PowerPivot امکان پشتیبانی از میلیون ها رکورد و مجموعه داده های حجیم را داراست. بنابر این با اتصال به یک منبع داده خارجی می توانید تعداد بسیار بیشتر از سقف مجاز  رکوردهای صفحات اکسل را تحلیل کنید.

عبارات و محاسبات

با معرفی PowerPivot مجموعه قدرتمندی از ابزار ها به نام Data Analysis Expressions یا DAX مطرح می شوند.از DAX برای محاسبه مقادیر و هچنین ستون های محاسباتی در جداول PowerPivot استفاده می شود. شما با بسیاری از توابع اکسل مانند SUM آشنایی دارید، اما تعداد زیادی توابع اضافی بمنظور اعمال بر روی جداول بزرگ PowerPivot ساخته شده اند. بخشی از توابع جالب ساخته شده توابع هوشمند هستند ، مانند : SAMEPERIODLASTYEAR, TOTALMTD, ENDOFYEAR  و غیره.
مترجم : سیاوش رستمی